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請求管理 |
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請求書 |
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−請求書ヘルプ−
操作方法がわからないときは、各部の使いかた を見てください。
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作成前の準備
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タイムカード入力の完了
勤務時間、有給取得をすべて入力します。
その他、契約書、顧客、自社データも請求書に利用しますが、タイムカード作成時までに登録されているはずです。
⇒「タイムカード、契約書、顧客、自社管理項目と請求書項目と請求書項目の対応表」を参照。
１． 顧客を選択する
選択ウィンドウを使うか、顧客IDを入力後、「選択」ボタンをクリックして顧客を選択します。選択すると請求先の項目に顧客登録内容が取り込まれます。
⇒ 各部の使い方を参照
２． 自動的に取り込まれた項目をチェック、修正する
顧客を選択して取り込まれた請求先の項目と、自社データから取り込まれている請求元の項目、請求日、あいさつ文をチェックして、変更があれば修正します。
※請求日には作成日が自動的にセットされますが変更してかまいません。
※あいさつ文には毎回同じサンプルが取り込まれます。
※顧客データは派遣先を前提としているので、経理部門が違うときなどは請求先の項目を修正する必要があります。
３． 手入力項目を入力して保存する
次の項目は手入力です。必要に応じて入力します。
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振込期日 ・請求発送日 ・支払入金日（普通は後からの入力になります）
入力したら「保存」ボタンをクリックして保存します。
４． タイムカードを選択する
保存されると「ﾀｲﾑｶｰﾄﾞ選択」ボタンが表示されます。クリックしてタイムカード選択画面に切り替えます。タイムカード選択画面には、選択した顧客が派遣先のタイムカードが一覧表示されます。表示順は勤務終了日順です。
他の請求書に取り込まれているタイムカードは「他の請求書」列に、その請求書番号が表示されます（二重請求防止のため）。
【タイムカード選択画面】
一覧のなかから請求書のもとにするタイムカードを選択（チェック）して、「取り込む」ボタンをクリックします。クリックすると入力画面に切り替わり、取り込んだタイムカードをもとに請求額明細が表示されます。
※なにもしないで入力画面に戻るときは「キャンセル」をクリックします。
※選択した顧客でのタイムカードがないときは、「タイムカードはありません。」とメッセージが表示されます。
５． 明細を確認する
タイムカードが取り込まれると、明細が計算されて表示されます。
⇒「請求額の自動計算の仕組み」を参照
そのままでよければ、「８．保存してMS-Excelに出力する」に進みます。
【自動計算された請求額明細】
※時間外、休日、法定休日、深夜、法休深夜は稼動時間数がゼロの場合、表示されません。
※月額契約のときは、月額表示になります（所定時間から法休深夜は表示されません）。
【月額契約のときの明細】
消費税計算は自社管理で選択された方法が反映されて表示されます。
【自社管理で選択】
【請求書へ反映】
必要があれば単価、稼動時間数を修正します。修正した行の小計が自動計算されます。
除外したい行があれば除外をチェックします。チェックした行は保存時に削除されます。
その他費用、表示順の変更がなければ「８．保存してMS-Excelに出力する」に進みます。
【注意】合計は保存時に自動計算されます。小計が変わった時点では変わりません。
【注意】明細行の削除には「削除」ボタンは使いません。
６． 必要に応じてその他費用の入力を修正する
明細を確認したら、その他費用があれば「課税」「非課税」どちらかに入力します。
表示順の変更がなければ「８．保存してMS-Excelに出力する」に進みます。
７． 必要に応じてスタッフの表示順を修正する
スタッフの表示順を変える必要があれば、「明細順序変更」ボタンをクリックすると順序変更画面で変更ができます。
※ 表示順変更前に入力されている値がチェックされ保存されます。
※ 時間枠の表示順変更は画面ではできません。 必要ならばMS-Excelに出力してから行ってください。
【順序変更画面】
スタッフを選択して、「▲」「▼」ボタンクリックで上下と入れ替えます。
「戻る」をクリックすると入力画面に戻ります。
８． 保存してMS-Excelに出力する
「保存」ボタンをクリックすると合計金額と消費税が自動計算され請求書が保存されます。
⇒ 「請求額の自動計算の仕組み」を参照
「Excel出力」ボタンをクリックするとMS-Excelの請求書ができあがります。
※画面でどうしても変更できないことはMS-Excelで修正できます。
暗記する必要はありません。使っていて、わからないときに見てください。
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画面下に並んでいるボタン
画面下にはボタンが並んでいます。新規作成の途中と、保存されてから、明細金額を入力してからでは表示されるボタンが変わります。
【新規作成の途中】
【保存済みのとき】
【明細入力後】
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「タイムカード選択」ボタン
請求書の派遣料金のもとになるタイムカードを選択する画面に切り替わります。
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「項入替」ボタン
請求書が複数スタッフ分のとき、明細のスタッフ表示順を変更する画面に切り替わります。
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「保存」ボタン
クリックすると入力と修正のすべてが保存されます。保存されるとメッセージが表示されます。 必須項目が未入力だったり、日付が間違っていると保存されません。誤りを指摘するメッセージが表示されます。
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「削除」ボタン
保存済みの請求書を削除します（新規作成でまだ保存されていないときには表示されません）。
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「終了」「戻る」ボタン
新規作成のときは、「終了」ボタンで請求書の作成を終わります。以前の請求書を検索したときは、「戻る」ボタンで一覧画面に戻ります。
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「Excel出力」ボタン
MS-Excelの請求書ができあがります。
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「請求書番号表示」
請求書が保存されると、請求書番号が自動的にセットされ画面左上に表示されます（保存される前は「新規」と表示されています）。請求書番号を変更することはできません。
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「顧客ID」横の虫メガネ
クリックすると顧客選択ウィンドウが表示されます。
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顧客選択ウィンドウの使い方
表示されるとすべての登録済み顧客が一覧表示されます。名前か担当者を入力して「検索」ボタンをクリックすると絞りこむことができます。
【顧客選択ウィンドウ】
顧客IDを選択して、クリックするとウィンドウが閉じ、登録内容が請求書の顧客項目に取り込まれます。
取り込みをキャンセルするときはウィンドウ下の「閉じる」ボタンをクリックします。
まだ、未登録で一覧にない顧客は「新規」ボタンをクリックし、登録画面に切り替えて登録することができます。
【顧客登録ウィンドウ】
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「顧客ID」横の選択ボタン
登録済みの顧客IDがわかっているときに、IDを直接入力して「選択」ボタンをクリックすると顧客とスタッフの登録内容が請求書の顧客項目に取り込まれます。
入力した顧客IDが登録されていないと、「顧客IDが間違っています。」とメッセージが表示されます。
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タイムカード選択画面右の選択ボタン
請求書に含めるタイムカードをチェックします。
※すでに含まれているものは画面が表示されたときにチェックされています。
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タイムカード選択画面下のボタン
「取り込む」をクリックするとチェックされているタイムカードが請求書に取り込まれ、請求書入力画面に戻ります。「キャンセル」をクリックするとなにもせずに請求書入力画面に戻ります。
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チェックされる入力項目
次の項目は入力された値が保存するときにチェックされます。チェックにはじかれると誤りを指摘するメッセージが表示され保存されませんので、修正して保存しなおしてください。
² 作成日
必須入力。間違っている日付(6/31など)はチェックにはじかれます。
²
振込期日、請求発送日、支払入金日
間違っている日付（6/31など）や年月日のどれかが欠けているとチェックにはじかれます。
² 組織（顧客）名
必須入力。
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自動計算項目
請求明細金額はタイムカード、契約書から次のように自動計算されます。
１スタッフ分合計 ＝ 時間区分小計の合計 ＋ その他費用（課税）+ その他費用（非課税）
消費税計算 ＝ 自社管理の請求書の消費税計算に基づく
合計 ＝ 全スタッフ分合計 ＋ 消費税
※料金の( )内は時間内に対する増分
※１円未満端数計算は「契約書」の「円端数処理」に基づく
※１スタッフ分合計では消費税計算はされません。
※変更する必要があれば上書きできます。
※画面でどうしても変えられなければMS-Excelに出力してから修正できます。
⇒「タイムカード、契約書、顧客、自社管理項目と請求書項目の対応表」を参照。
【説明用サンプル明細】
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所定時間、時間外、休日、法定休日、深夜、法休深夜の単価
契約書の派遣料金です。
・契約書の休日時間外は休日として扱われます（同じ料金のため）。
・契約書の法定休日時間外は法定休日として扱われます（同じ料金のため）。
・契約書の休日深夜は深夜として扱われます（同じ料金のため）。
・稼動時間数ゼロのときは表示されません。
※月額契約のスタッフは、契約書の月額料金と数量1.00になります。
※月額契約のスタッフは、所定時間から法休深夜は表示されません。
【契約書の派遣料金（サンプルのスタッフ一人目）】
【請求書（サンプルのスタッフ一人目）】
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所定時間、時間外、休日、法定休日、深夜、法休深夜の稼動時間数
タイムカードの合計です。
【タイムカード合計欄（サンプルのスタッフ一人目）】
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小計
契約書の派遣料金 × タイムカードの時間数 です。
⇒ 請求額小計の1円未満の端数計算（切捨て、四捨五入、切上げ）は契約書データ（円端数処理）に基づいておこなわれます。
【契約書】
・四捨五入を選択
【請求書】
・サンプルの一行目の単価を3999に変更
3999 × 149.07 = 596130.93 が四捨五入され
596131
・サンプルの一行目の単価を4001に変更
4001 × 149.07 = 596429.07 が四捨五入され596429
切捨て、切上げが選択されているときも同じように反映されます。
【注意】給与明細の1円未満の端数処理は自社管理データにもとづいておこなわれます。
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スタッフ別の合計
所定時間、時間外、休日、法定休日、深夜、法休深夜の小計とその他項目の合計です。
【サンプルのスタッフ一人目】
⇒ 596429 + 170400 + 121250
+ 48600 + 60000 + 44608 + 4200 + 5000 = 1050487
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税抜合計
【サンプルの合計欄（スタッフ全員分）】
「小計」「その他費用（課税）」「その他費用（非課税）」「合計（スタッフ別）」の税抜合計です。
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消費税計算
消費税計算は自社管理で選択された方法で行われます。どの方法が選択されているかは表示されます。個々に掛ける場合はスタッフごとではなく各項目ごとです。
【自社管理の選択】
【請求書へ反映】
この例では、「合計に掛けて、1円未満端数は切捨て」で、次のようになります。
・
小計 2610517 × 0.05 =
130525.85 切捨て → 130525
・
その他費用（課税）9200 × 0.05 = 460
右端のスタッフ別合計の消費税は、小計の消費税 + その他費用（課税）の消費税です。
→ 130525 + 460 =
130985
※ 直接0.05を掛ける(2624717
× 0.05)のではありません。
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合計
「小計」「その他費用（課税）」「その他費用（非課税）」「合計（スタッフ別）」の税抜合計＋消費税です。
右端の「合計（スタッフ別）」の合計が請求額になります（サンプルでは2755702）。
「戻る」ボタンをクリックすると選択画面に戻ります。
l 絞り込み条件を指定して「検索実行」ボタンをクリックすると結果が一覧表示されます。
l 結果一覧の請求書番号をクリックすると詳細画面に移動します。
l 詳細画面で修正して、上書き保存、新規保存することができます。
l 「リセット」ボタンをクリックすると、一覧と絞り込み条件がクリアされます。
l 条件を指定したい項目のみ入力します。
何も入力しないで検索実行すると、すべてのデータが検索されます。
l 全角半角、かなカナ漢字、大文字小文字やスペースは区別されるので注意してください。
l 並び替え項目は検索実行の前に指定します。
実行後に指定しても動きません。
l 条件にあう請求書が２０件より多いときは、２０件ずつ表示されます。
一覧の下のページ番号リンクで切り替えてください。
l 請求日は年、年月、年月日で絞り込めます。
l 顧客名は含まれている文字を指定します。一部分だけでも構いません。
l 未入金を選択すると、入金が今日より後か入金されていない請求書が検索されます。
l 請求書番号の並び替えは数の大小ではなく先頭の文字順です。
200より1000が先に表示されます。