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勤怠管理 |
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タイムカード |
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−タイムカードヘルプ−
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操作方法がわからないときは、各部の使いかた を見てください。
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作成前の準備
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契約書の作成（新規契約のみ）
「契約管理」の「契約書」メニューから作成します。
※1ヵ月を超える契約ではタイムカードは複数になりますが、必要な契約書は１つです。
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スタッフ有給データの登録（新規スタッフのみ）
「勤怠管理」の「有給管理」メニューから登録します。すでに有給管理を開始しているスタッフは必要ありません。
【注意】給与明細の有給残自動計算を使うときはタイムカード作成前に必ず有給データを入力してください。タイムカードに有給取得が入力されてから有給データを入力すると給与明細の有給残日数が狂うことがあります。
【注意】有給データなしでもタイムカードの作成はできますが、取得日数の自動計算は行われません。
１． 契約書を選択する
「選択画面へ」リンクをクリックして選択画面で契約書を選択します。
⇒ 各部の使い方を参照
選択すると契約番号から業務内容まですべての項目に契約内容が取り込まれます。
※契約書を作成していないとタイムカードは作成できません。
２． 必要に応じて開始日、終了日を修正する
契約書を選択すると、契約期間中ならば開始日、終了日に契約書で設定した締日までの期間がデフォルト値としてセットされます（契約期間外のときは契約期間がそのままセットされます）。デフォルトと違う場合は上書きして変更します
⇒ 期間は1日から50日まで指定可能です。
⇒ 開始日、終了日は何日でも構いません。
３． 必要に応じて勤務時間表設定を修正する
契約書を選択すると、勤務時間表設定に契約書で設定した値がデフォルト値としてセットされます。デフォルトと違う場合は上書きして変更します。勤務時間表設定をした場合は、自動残業計算式を選択できます。
⇒ 勤務時間表設定がないと自動残業計算はできません（所定時間だけでも残業計算式によってはOK）。
⇒ 自動残業計算の内容はリンクをクリックするとサブウィンドウに表示されます（利用派遣会社ごとに異なります）。
【勤務時間表設定】
４． 保存して必要に応じて交通費を入力する
「保存」ボタンをクリックして入力と修正を保存します。保存すると「交通費追加」リンクが表示されます。必要ならば交通費を入力します。
⇒「交通費の入力のしかた」（下）を参照
⇒ 交通費入力は後からでも構いません。
５． 勤務時間入力画面を確認する
「勤務時間入力へ」リンクをクリックすると勤務時間入力画面が表示されます（少し時間がかかります）。表示されたら、開始日から終了日まで正しく表示されていることを確認します。
正しく表示されていることを確認したら、勤務時間入力に進みます。
⇒「勤務時間の入力のしかた」（下）を参照
インターネットタイムカードオプションをご利用の場合、勤務時間の入力はスタッフがログインしても行えます。
１. 「交通費追加」ボタンをクリックする
交通費追加ボタンはタイムカードが保存されているときのみ表示されます。タイムカードの新規作成のときには保存してから交通費を入力します。クリックすると交通費入力フィールドが表示されます。
【クリック後】
「項」は連番が自動的に振られます。変更することはできません。金額には半角数値を入力します。全角や漢数字、カンマ（,）を入力してはいけません。
交通費の入力中は「交通費追加」ボタンは表示されません。入力を保存すると再び表示されます。
２. 保存する
「保存」ボタンをクリックして入力を保存します。保存されると、合計欄が表示され再び「交通費追加」ボタンが表示されます。
【保存後】
３. ２つめ以降の交通費があれば追加する
２つめ以降の交通費を入力するには再度、「交通費追加」ボタンをクリックします。
【２つめを追加中】
「交通費追加」ボタンは保存されるまで消えます。２つめの交通費入力を保存すると合計が計算され、再び「交通費追加」ボタンが表示されます。
【２つめを保存後】
４. 修正、削除のしかた
保存した交通費を修正するには上書きして、再度保存するだけです。
削除するには、「除外」をチェックして保存します。
【注意】「削除」ボタンは交通費の削除には使いません。
【除外をチェック】
【除外をチェックして保存後】
１． 残業計算方式、初期設定値の確認
画面上に表示される残業計算モードと出社時間、退社時間の初期設定値を確認します。初期設定なしの場合もあります。自動残業計算式の内容はリンクをクリックするとサブウィンドウに表示されます。
【初期設定値あり】
【初期設定値なし】
【変形労働時間制】
初期設定値ありのときは、期間中の就業予定日の出社、退社、就業、所定、休憩時間があらかじめ設定されています。
【初期設定値あり】
【初期設定値なし】
２． 出社、退社時間を入力する
出社、退社時間を0:00から24:00の形式で入力します。初期設定値と違う場合は実際の時間で上書きします。
深夜勤務で、0:00をまたぐ場合は、25:00以降を入力します（48時まで入力可能）。
1日に2度出社、退社があるときは出社2、退社2を入力します。
３． 休憩時間、時間外、休日時間、法休時間、深夜時間、法休深夜、有給を入力する
休憩時間、時間外、休日時間、法休時間、深夜時間、法休深夜時間を少数で入力します。
15分 = 0.25 30分 = 0.5 45分 = 0.75
初期設定値ありで自動残業計算モードの場合は出社、退社時間を入力すると時間外、深夜時間が自動計算されます。
休日時間、法休時間、法休深夜時間は自動計算されませんので、計算された結果を消去し手入力してください。
手動残業計算では、休憩時間、時間外、休日時間、法休時間、深夜時間、法休深夜時間を入力すると、その分が所定時間からマイナスされます。
就業時間計 =
休憩時間 + 所定時間 + 時間外 +
休日時間 + 法休時間 + 深夜時間 + 法休深夜時間
有給休暇日は有給休暇をチェックします。
【注意】計算後に出社、退社時間を変更したときは、休憩時間、時間外、休日時間、法休時間、深夜時間、法休深夜時間を再入力してください。
【勤務時間入力例】
４． 保存する
「保存」ボタンをクリックして保存します。
【勤務時間入力画面下のボタン】
保存時に各日の就業時間数と時間区分ごとの勤務時間の合計が合っているか検査されます。
合っていないと、合計検査フィールドが赤になり保存されないので、修正して保存し直します。
【自動計算の後に退社時間を変えたまま保存したのでエラー】
保存されると期間分合計が自動計算されます。
【保存されると合計が自動計算される】
【注意】変形労働時間制（フレックス）の場合の期間分合計は、上限時間を超えたときだけ、その時間数が時間外として計算されます。
５． Excelに出力する
勤務時間の入力が終わったら「Excel出力」ボタンをクリックしてMS-Excelのタイムカードを作成します。交通費もExcelのタイムカードに含まれます。
ほとんどの場合、MS−Excelに出力されたタイムカードはそのままで大丈夫ですが、レイアウトや見栄えを変えたい場合は自由に修正できます（システムとは連動していません）。また、ご自分のPCに保存してタイムカードを管理することもできます。
【注意】保存するときには、Excelのメニューから「名前をつけて保存」を選択し、ファイルの種類を「Microsoft
Excelﾌﾞｯｸ(*.xls)」に変更してください。名前は自由につけられます。
【注意】タイムカードのExcel出力などで時間がかかるとネット接続速度が遅い環境ではメニューによる画面切り替えができなくなることがあります。その場合は「戻る」をクリックすれば画面が切り替わります。
暗記する必要はありません。使っていて、わからないときに見てください。
l l 画面下に並んでいるボタン
画面下にはボタンが並んでいます。新規作成の途中と、保存されてからでは表示されるボタンが変わります。
【新規作成の途中】
【保存済みのとき】
【検索後のとき】
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l 「勤務時間表へ」ボタン
クリックすると勤務時間入力ページに画面が切り替わります。新規作成中で保存されていないときは表示されません。
l l 「交通費追加」ボタン
タイムカードが保存されているときのみ表示されます（新規作成の途中では表示されません）。クリックすると交通費入力フィールドが表示されます。詳しいことは「交通費の入力のしかた（上）」を参照。
l l 「保存」ボタン
クリックすると入力と修正のすべてが保存されます。保存されるとメッセージが表示されます。
必須項目が未入力だったり、日付が間違っていると保存されません。誤りを指摘するメッセージが表示されます。
l l 「削除」ボタン
保存済みのタイムカードを削除します（新規作成でまだ保存されていないときには表示されません）。
l l 「終了」ボタン
タイムカードの作成を終了します（新規作成時にのみ表示されます）。
l l 「戻る」ボタン
タイムカードの検索結果画面に戻ります（タイムカードを検索したときのみ表示されます）。
l l 「タイムカード番号表示」
タイムカードが保存されると、タイムカード番号が自動的にセットされ画面左上に表示されます。
タイムカード番号を変更することはできません。
l l 契約番号横の「選択画面へ」リンク
リンクをクリックすると契約書選択画面に切り替わります。
l l 契約書選択画面の使い方
新規タイムカード作成のときは、すべての契約書が一覧表示されます。顧客名、スタッフ名などを入力して「検索実行」ボタンをクリックすると絞りこむことができます。並び替えも指定できます。
【契約書選択画面（新規作成時）】
契約番号を選択してクリックすると入力画面に戻り、契約内容がタイムカードに取り込まれます。
取り込みをキャンセルするときはウィンドウ下の「キャンセル」ボタンをクリックします。
既に契約番号が選択済みのときに、契約書選択画面へ切り替えると選択されている契約書のみが表示され、検索条件入力フィールドに契約内容がセットされます。他の契約書に変えるときは、「リセット」ボタンでそれらを消去するか、検索条件入力フィールドにセットされている値を上書きして「検索実行」ボタンをクリックします。
【契約書選択画面（契約書選択済の時）】