勤怠管理HELP
目 次
- 1) 勤務時間表を作成する前の準備
- 2) 勤務時間表の作成（一括）
- 3) 勤務時間表の作成（個別）
- 4) 勤務時間表の検索
- 5) 勤務時間表のヘッダー画面
- 6) 勤務時間表の入力
- 7) 勤務時間表(出勤表）の帳票出力
- 8) 勤務時間表の削除
- 9) 勤務時間表のCSVアップロード
- 10)HELP内容改訂
1) 勤務時間表を作成する前の準備
1．契約書の作成
「契約管理」で勤務時間表の元になる契約書を作成します。契約書と勤務時間表は下図のように対応します。
【図1-1】契約書と勤務時間表の対応
2．スタッフ有給データの登録（新規スタッフ追加時と導入時のみ）
勤務時間表と有給管理は連動しています。
勤務時間表での有給取得の際に、有給残日数を超えて取得できないようにチェックされます。
また、有給管理での取得日数は勤務時間表での取得日数から算出されます。
したがって、導入時や新規スタッフ追加時には勤務時間表の入力の前に、「有給管理」でその時点の有給データをスタッフごとに登録しておく必要があります。
※有給管理を行わない場合でもダミーの日数などを登録しておかないと、勤務時間表での有給取得ができません。
3．給与、請求計算へのつながり
勤務時間表で入力した各時間枠ごとの時間数の合計と契約書の賃金、料金から給与、請求額が計算されます。
各計算時には時間を分に直し計算されます。
例）所定時間：163：18 ⇒ （163×60）+18＝9798（分）
所定時間給1,000円：（1,000円×9798）÷60＝163,300円（小数点第一で端数処理）
2) 勤務時間表の作成（一括）
1．メニューの選択
「勤怠管理」＞「勤務時間表」＞「勤務時間表を一括作成」メニューを選択します。
2．勤務時間表作成の設定
次の設定項目があります。設定を完了し、「一括作成」ボタンをクリックすると確認画面に進みます。
| 開始日 | デフォルトは翌月の1日です。
必要であれば、開始日は変更可能です。 期間は31日以下であれば何日間でもかまいません。 |
| 終了日 | デフォルトは翌月の末です。必要であれば、終了日は変更可能です。 期間は31日以下であれば何日間でもかまいません。 |
| 承認必須 | 「給与請求計算には承認が必要（承認必須）」にすると給与、請求計算時に未承認の 勤務時間がチェックされます。 |
| デフォルト計算式 | 自動残業計算の方法を選択します。残業計算式の内容は表の通りです。 |
【自動残業計算式の内容】
| 自動残業計算(1) | ・残業基準時間数を越えたとき残業扱い ・早出、遅出でも所定時間数を越えなければ非残業扱い ・深夜は２２時～５時 ・日をまたぐ場合は24:00以降を入力(30:00等) ※イレギュラー処理時は選択ボタンで「手動計算」に切り替えて対応可能。 ※残業基準時間を設定していないとこの計算方式は使えない。 ※残業基準が未設定になっていると、「初期値設定なし(自動残業計算不可)」と表示 されるようになっています。 その場合には、契約書の残業基準の設定値をご確認ください。 |
| 自動残業計算(2) | ・早出、遅出は残業基準時間にかかわらず残業扱い ・深夜は２２時～５時 ・日をまたぐ場合は24:00以降を入力(30:00等) ※イレギュラー処理時は選択ボタンで「手動計算」に切り替えて対応可能。 ※出社、退社時間を設定していないとこの計算方式は使えない。 |
| 手動残業計算 | 自動残業計算なし。 「就業時間」と「所定時間」は、「出社時間」「退社時間」「休憩時間」から自動計算 される。 残業時間を入力すると「所定時間」から残業時間分マイナスされる。 |
【図2-1】勤務時間表作成設定画面
3．設定の確認
設定を確認し、OKならば、「作成実行」ボタンをクリックします。
【図2-2】設定確認画面
４．勤務時間表作成の完了
勤務時間表の作成が完了すると作成完了画面が表示されます。
「一覧へボタン」をクリックすると検索画面に移動し、この作成処理で作成された勤務時間表が検索結果に表示されます。
| グループ番号 | シリアル番号が自動的に振られます。検索のときに使うと便利です。 |
| 処理対象 | 期間範囲内の有効契約書の数です（契約書と勤務時間表の対応例を参照）。 期間内に複数契約のスタッフが存在すると、稼動スタッフ数とは一致しません。 |
| 作成完了数 | 新規に作成された勤務時間表の数です。 参照【図2-3】-1 |
| 重複によりスキップ | 指定した期間範囲内に既に勤務時間表が存在する契約の数です。 重複として勤務時間表の作成対象から除外されます。 参照【図2-3】-2 |
【図2-3】-1作成完了画面
【図2-3】-2作成完了画面(重複によりスキップ）
【図2-4】契約書と勤務時間表の対応
【図2-5】作成された勤務時間表の一覧
3) 勤務時間表の作成（個別）
1．メニューの選択
「勤怠管理」＞「勤務時間表」＞「勤務時間表の個別作成」メニューを選択します。
２．勤務時間表の元となる契約書の選択
契約書の一覧が表示されるので、勤務時間表を作成する契約書を選択し、「契約番号」リンクをクリックします。
【図3-1】勤務表の元になる契約書の一覧
３．作成設定の確認
ヘッダー画面に移動するので、内容を確認し、必要に応じて変更します。
| 開始日 | デフォルトは翌月の1日です。
必要であれば、開始日は変更可能です。 期間は31日以下であれば何日間でもかまいません。 |
| 終了日 | デフォルトは翌月の末です。必要であれば、終了日は変更可能です。 期間は31日以下であれば何日間でもかまいません。 |
| 承認必須 | 「給与請求計算には承認が必要（承認必須）」にすると給与、請求計算時に未承認の 勤務時間がチェックされます。 |
| デフォルト計算式 | 自動残業計算の方法を選択します。残業計算式の内容は表の通りです。 |
【自動残業計算式の内容】
| 自動残業計算(1) | ・残業基準時間数を越えたとき残業扱い ・早出、遅出でも所定時間数を越えなければ非残業扱い ・深夜は２２時～５時 ・日をまたぐ場合は24:00以降を入力(30:00等) ※イレギュラー処理時は選択ボタンで「手動計算」に切り替えて対応可能。 ※残業基準時間を設定していないとこの計算方式は使えない。 ※残業基準が未設定になっていると、「初期値設定なし(自動残業計算不可)」と表示 されるようになっています。 その場合には、契約書の残業基準の設定値をご確認ください。 |
| 自動残業計算(2) | ・早出、遅出は残業基準時間にかかわらず残業扱い ・深夜は２２時～５時 ・日をまたぐ場合は24:00以降を入力(30:00等) ※イレギュラー処理時は選択ボタンで「手動計算」に切り替えて対応可能。 ※出社、退社時間を設定していないとこの計算方式は使えない。 |
| 手動残業計算 | 自動残業計算なし。 「就業時間」と「所定時間」は、「出社時間」「退社時間」「休憩時間」から自動計算 される。 残業時間を入力すると「所定時間」から残業時間分マイナスされる。 |
4) 勤務時間表の検索
1．メニューの選択
「勤怠管理」＞「勤務時間表の検索」メニューを選択します。
２．検索条件の指定
次の項目を検索条件に指定できます。
複数指定した場合は、AND検索になります。
なにも条件を指定せずに検索すると全データが検索されます。
「検索実行」ボタンをクリックすると結果が一覧表示されます。
| 項 目 名 | 内 容 |
| グループ番号 | 完全一致検索です。半角数値で入力します。 |
| 勤務時間表番号 | 完全一致検索です。半角数値で入力します。 |
| 勤務開始 | 開始と終了を入力します。片方だけでもかまいません。 |
| 勤務終了 | 開始と終了を入力します。片方だけでもかまいません。 |
| 日付項目 | プルダウンメニューから検索条件に使う項目を選択し、開始日、終了日を指定します。 前後どちらか片方だけの日付でも検索可能です。 |
| 文字列項目 | プルダウンメニューから検索条件に使う項目を選択し、文字列を入力します。 |
| 数値項目 | プルダウンメニューから検索条件に使う項目を選択し、数値を入力します。 |
| 範囲指定 | プルダウンメニューから検索条件に使う項目を選択し、文字または数値を入力します。 |
３．検索の設定
検索実行前に検索の設定を行います。
実行後に変更しても反映されません（再度、検索実行してください）。
| 項 目 名 | 内 容 |
| 並び替え項目 | プルダウンから並び替え項目と昇順、降順を指定します。 第一、第二まで指定できます。 |
| 表示行数 | 1ページに表示する検索結果の行数です。 検索結果が多数の場合は、複数ページに分割して表示されます。。 |
| 常に最新のデータを表示 | 同じ検索を実行した場合、パフォーマンスの向上のため、キャッシュが利用 されます。 その場合、ほかのPCで更新があっても検索結果に反映されません。 それでは不都合な場合、チェックをオンにします。 |
【図4-1】検索画面
4．検索結果
検索結果画面では、次のような操作が行えます。
| 項 目 名 | 内 容 |
| 勤務時間表番号 | クリックすると勤務時間表ヘッダー画面に移動します。 |
| リセットボタン | クリックすると、一覧と検索条件がクリアされます。 |
| 一括印刷ボタン | 検索結果の一括印刷の設定画面に進みます。 ※現在、一括印刷機能は、以下の理由でご利用ができません。 派遣can「一括印刷機能」は、InternetExplorer固有のスクリプト言語 VBScript で実装されていますが、 下記記事によると、IE11で無効にされているので、現在「一括印刷機能」がご利用不可状態になっております。 ++++++++++++++++++++++++++ 「Internet Explorer 11」で「VBScript」が無効に ～「Windows 10 Creators Update」 米Microsoft Corporationは2017年4月12日（現地時間）、公式ブログ“Microsoft Edge Dev Blog”で、 「Internet Explorer 11」における「VBScript」の実行を無効化したことを明らかにした。 「Windows 10 Creators Update」および4月の月例アップデートから導入されている。 http://forest.watch.impress.co.jp/docs/news/1054949.html ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 現在、IEのアップデートなどに影響されずに一括印刷が可能な方法を考慮中です。 新機能の開発作業が施されるまでは、各帳票作成画面の1枚ずつでの印刷をお願いいたします。 皆様には、お手数をお掛けし誠に申し訳ありませんが何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 なお、新機能の開発作業が施された時点で「お知らせ」に掲載させていただきます。 |
| 一括削除ボタン | 検索結果の一括削除の確認画面へ進みます。 |
| 終了ボタン | 検索を終了します。 |
| ページ切替リンク | 検索結果が1画面に収まらないときに表示されます。 クリックしてページを切り替えます。 |
5) 勤務時間表のヘッダー画面
１．画面項目の説明
検索結果画面から勤務時間表のヘッダー画面に移動します。
【図5-1】ヘッダー画面
項目の内容は次の通りです。
| 項 目 名 | 内 容 |
| 契約番号 | この勤務表の元になる契約書の契約番号です。 |
| 開始日、終了日 | 開始日と終了日です。上書き変更することもできます。 |
| スタッフ、派遣先 | 元になる契約書に設定されたの内容です。 |
| 承 認 必 須 | 承認必須にすると給与、請求計算時に未承認の勤務時間がチェックされます。 オンオフ変更可能です。 |
| 勤務時間表設定 | 勤務時間表入力時に反映されます。作成時以外変更できません。 |
| 「勤務時間表へ」ボタン | 勤務時間表画面に移動します。 |
| 「立替費用追加」ボタン | クリックすると画面下に立替費用入力フィールドが表示されます。 |
| 「保 存ボタン」 | クリックすると内容の修正や立替費用の入力が保存されます。 |
| 「削 除」ボタン | クリックすると削除確認画面に移動します。 |
| 「終了」ボタン | 検索画面から移動したときは「終了」ではなく「戻る」と表示されています。 クリックすると検索画面に戻ります。 個別作成時には「終了」と表示されています。 クリックすると個別作成を終了します。 |
２．立替費用の入力
「立替費用追加」ボタンをクリックすると、立替費用入力モードになり、「立替費用追加」ボタンが消えます。
立替費用の入力項目は次のとおりです。
| 項 目 名 | 内 容 |
| 日 付 | 立替を行った日付を入力します。 |
| 項 目 名 | フリーフォーマットで入力します。 |
| 説 明 1 | 任意入力です。フリーフォーマットです。 |
| 説 明 2 | 任意入力です。フリーフォーマットです。 |
| 金 額 | 半角数値で入力します。 |
| 除外チェックボックス | チェックして「保存」ボタンをクリックすると削除されます。 |
【図5-2】立替費用入力モード
「入力」を完了し、保存ボタンをクリックすると、立替費用入力モードを終了します。
「立替費用追加」ボタンが再び表示されます。再度クリックすることにより、立替費用を追加できます。
6) 勤務時間表の入力
１．自動残業計算式の選択
勤務時間表画面の左上部には対象期間、スタッフ、派遣先、上部には設定内容、有給残日数が表示されます。
また、自動残業計算式を選択することができます。
【図6-1】勤務時間表
自動残業計算式の内容は次の通りです。
| 自動残業計算(1) | ・残業基準時間数を越えたとき残業扱い ・早出、遅出でも所定時間数を越えなければ非残業扱い ・深夜は２２時～５時 ・日をまたぐ場合は24:00以降を入力(30:00等) ※イレギュラー処理時は選択ボタンで「手動計算」に切り替えて対応可能。 ※残業基準時間を設定していないとこの計算方式は使えない。 ※残業基準が未設定になっていると、「初期値設定なし(自動残業計算不可)」と表示 されるようになっています。 その場合には、契約書の残業基準の設定値をご確認ください。 |
| 自動残業計算(2) | ・早出、遅出は残業基準時間にかかわらず残業扱い ・深夜は２２時～５時 ・日をまたぐ場合は24:00以降を入力(30:00等) ※イレギュラー処理時は選択ボタンで「手動計算」に切り替えて対応可能。 ※出社、退社時間を設定していないとこの計算方式は使えない。 |
| 手動残業計算 | 自動残業計算なし。 「就業時間」と「所定時間」は、「出社時間」「退社時間」「休憩時間」から自動計算 される。 残業時間を入力すると「所定時間」から残業時間分マイナスされる。 |
休日出勤は、次のように判別されます。
※契約管理＞契約書作成画面＞勤務時間表設定値＞出勤曜日の設定より反映
| 設定がチェックオフの 「日曜日」 |
法定休日扱いになります。 |
| 設定がチェックオフの 「日曜日」以外の曜日 |
休日扱いになります。 |
| 設定で全ての曜日にチェックの場合 | 祝日を除き、全ての曜日が平日扱いになります。 |
| 設定ですべての曜日が チェックオフの場合 |
全ての曜日が平日扱いになります。※勤務時間表の時間枠のデフォルトはブランクとなります。 休日、法定休日扱いにしたい場合は、勤務時間表の上部にある「設定」フィールドの残業計算設定値を「手動残業計算」モードに切り替えて、 該当する時間枠に手入力します。 |
２．勤務時間の入力
出社、退社を入力します（60時まで入力できます）。
自動残業計算モードでは、所定以上の時間を入力すると自動的に各時間枠に振り分けられます。
休日に時間を入力すると上の休日判別式に基づき休日、法定休日、深夜枠に振り分けられます。
【図6-2】勤務時間の入力
３．有給、欠勤のチェック
有給、欠勤をチェックします。
有給は保存時に残日数を超えて取得できないようにチェックされます。
【図6-3】有給、欠勤のチェック
４．コメントの入力
必要に応じてコメントを入力できます。
※変更のあった就業内容などを入力しておきますと、派遣先管理台帳との控えの就業状況報告書になります。
派遣元のメモ用に使えるほか、ウェブ勤怠管理を利用時にはスタッフとのやり取りに使用できます。
・コメントの入力の方法
① コメントを入力するには、まず備考の青文字「無」リンクをクリックします。
【図6-4】コメントの未入力時
②コメント入力モードになりますので、コメントを入力し「完了」ボタンをクリックします。
【図6-5】コメント入力モード
③コメント入力モードが終了し、備考のリンクが赤文字の「有」に変わりますので、参照する場合には「有」リンクをクリックしてください。
５．勤務時間の承認
ウェブ勤怠管理を利用時には派遣先担当者がログインして勤務時間の承認を行うことができます。
（ ※派遣先担当者は勤務時間の変更は出来ません。）
その場合、スタッフは勤務時間を変更できなくなります。
派遣元でチェック用に承認を利用することもできます。
承認は1日ずつ、または一括で行えます。
一括承認を行うには画面右上のボタンを使います。
【図6-6】勤務時間の承認
勤務時間表の入力が終わったら「保存」ボタンをクリックします。
保存されると、時間数、日数の合計が計算されます。
6．勤務時間表設定値に丸め時間が設定されている場合の入力方法
派遣canでは時間丸目の設定があります。
5分、10分、15分、30分で丸められます。
※出社時間は、計算時に切り上げにて丸められます。
※退社時間は、計算時に切り捨てにて丸められます。
※休憩時間は、手入力で切り捨てにて入力をお願いします。
【図5-1】時間丸めの設定画面
【図5-2】時間丸めが設定されている画面の出社、退社時間の丸め計算
下図のように時間丸めが設定されていると、就業時間以降の時間計算は週っ社と退社は自動丸めされて計算されています。 ここでは「8：58」は切り上げで「9：00」に丸められ「18；02」は切り捨てで「18：00」に丸められています。
【図5-3】時間丸めが設定されている画面の休憩時間の入力方法
①下図のように時間丸めが設定されている場合に、休憩時間数は自動丸めされません。
ですので、休憩時間が丸め時間の他の時間数で入力されているまま「保存」すると
「就業時間計と入力時間が一致しません。日付（曜日）」
のエラー分が表示され勤務時間表が保存されません。
【図5-4】時間丸めが設定されている画面の休憩時間の入力方法
② ですので、下図のように設定されている丸め時間にて「切り捨て」で手入力してください。
入力が完了しましたら「保存」ボタンをクリックしてください。
「正常に保存されました。」
の表示を確認して完了してください。
7) 勤務時間表の帳票出力
１．個々に出力する場合
勤務時間表画面の下にある「Excel出力」ボタンをクリックすると、MS-Excelの勤務時間表「出
勤表」が出力されます。
【図7-1】出勤表
２．一括で出力する場合
【重要】
派遣can「一括印刷機能」は、IEのみで動作し、それはInternetExplorer固有のスクリプト言語 VBScript で実装されています。
下記記事によると、IE11で「VBScript」が無効にされているので、現在「一括印刷機能」がご利用不可状態になっております。
++++++++++++++++++++++++++
「Internet Explorer 11」で「VBScript」が無効に ～「Windows 10 Creators Update」 米Microsoft
Corporationは2017年4月12日（現地時間）、公式ブログ“Microsoft Edge Dev Blog”で、 「Internet
Explorer 11」における「VBScript」の実行を無効化したことを明らかにした。 「Windows 10 Creators Update」および4月の月例アップデートから導入されている。
http://forest.watch.impress.co.jp/docs/news/1054949.html
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
現在、IEのアップデートなどに影響されずに一括印刷が可能な方法を考慮中です。
新機能の開発作業が施されるまでは、各帳票作成画面の1枚ずつでの印刷をお願いいたします。
皆様には、お手数をお掛けし誠に申し訳ありませんが何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、新機能の開発作業が施された時点で「お知らせ」に掲載させていただきます。
勤務時間表は一括で印刷することができます（10枚ずつ）。
ただし、ブラウザのセキュリティ設定で、「スクリプトを実行しても安全だとマークされていないActiveXコンポーネントの初期化とスクリプトの実行」が「有効にする」になっている必要があります。
一括印刷を行うには、印刷したい勤務時間表を検索し、画面下の「一括印刷」ボタンをクリックします。
１．個々に出力する場合
勤務時間表画面の下にある「Excel出力」ボタンをクリックすると、MS-Excelの勤務時間表「出勤表」が出力されます。
【図7-2】検索結果画面の「一括印刷ボタン」
一括印刷確認画面に移動するので、対象を確認して「印刷」ボタンをクリックします。
【図7-3】印刷対象確認画面
印刷されると「印刷されました」と表示されます。
対象が10枚を超える場合は、「次頁」ボタンが表示されるのでクリックして次の10枚の印刷に進みます。
8) 勤務時間表の削除
１．個々に削除する場合
勤務時間表ヘッダー画面の下にある「一括削除」ボタンをクリックすると、削除確認画面に移動します。
【図8-1】ヘッダーの「削除」ボタン
２．一括で削除する場合
勤務時間表は一括で削除することができます。
一括削除を行うには、削除したい勤務時間表を検索し、画面下の「一括削除」ボタンをクリックします。
【図8-2】検索結果画面の「一括削除」ボタン
削除確認画面に移動しますので、よければ、「削除する」をクリックします。
【図8-3】削除確認画面
【図8-4】削除完了画面
9) 勤務時間表のCSVアップロード
１．CSVファイルによるアップロードの方法
①勤務時間表の下にある「CSV出力」より勤務時間表のCSVファイルを出力できますので、該当する年月のCSVファイルを出力します。
※2023年9月11日より、「有給」の取得のCSVアップロードに重大な不具合があったため、「有給」アップロードを取りやめました。
出力した勤務時間表のCSVファイルから「有給」の列を削除してからアップロードを行ってください。
【図9-1】勤務時間表の「CSV出力」ボタン
【図9-2】出力された勤務時間表の「勤務時間表CSVファイル」
【図9-3】出力された勤務時間表CSVファイルの整備
※「有給」の取得はCSVアップロードができませんので、出力した勤務時間表のCSVファイルから「有給」の列を削除してください。
②勤務時間表の「CSV取込」ボタンより、データアップロード画面に移動します。
【図9-4】勤務時間表の「CSV取込」ボタン
【図9-5】データアップロード画面
③データアップロード画面の「選択項目（26）」の内容を確認いただき、各項目に時間や数字の設定をしてください。
【図9-6】「選択項目（26）」画面
【図9-7】取り込みを行う勤務時間表のCSVファイル
④データアップロード画面の「ファイルを選択」より取り込む勤務時間表のCSVファイルを選択し「確認画面へ」ボタンにて確認画面に移動します。
【図9-8】取り込みを行う勤務時間表のCSVファイル
⑤確認画面では、取り込みを行ったCSVファイルの結果が表示されますので、エラーが表示されない場合にはアップロードが可能ですので「アップロードする」ボタンで勤務時間表CSVファイルのアップロードを行います。
【図9-8】取り込みを行う勤務時間表のCSVファイル
⑥結果画面を確認し、全てのアップロードが成功していた場合には「勤務時間表に戻る」ボタンにて勤務時間表画面に戻ります。
アップロードに失敗した場合には「エラーCSV出力」ボタンで失敗内容が表示されますので表示内容に従って勤務時間表CSVファイルの修正を行い「アップロード取消し」ボタンで現在のアップロードを取り消して再アップロードを行ってください。
【図9-9】アップロード後の結果画面
⑦勤務時間表画面に戻りますと取り込んだ内容が表示されますので間違えがないか確認をしてください。
有給取得があった場合にはこの時点で設定をしてください。
※CSV取込を行いますと、その後より勤務時間表画面で「有給」「欠勤」にチェックを入れた後にチェックを外しても、チェック前に表示されていた時間は戻りませんので、ご注意ください。
間違えて「有給」「欠勤」にチェック後外した場合には必ず「出社」「退社」などの時間を再設定してください。
【図9-10】アップロード後の勤務時間表
10)HELP改訂内容
- 2015年12月
- 派遣法改正に伴い、「勤務時間表（兼）派遣先管理台帳」は「勤務時間表（出勤表）」に変更されました。 「派遣先管理台帳」は、契約管理＞契約書の作成画面「帳票選択」より出力されます。
- 2023年９月
- 勤務時間表のCSV取込に関しての方法を追記しました。今回の追記前までは、有給のアップロードは可能でしたが、不具合が出ていたため不可にしました。